KSeF a odpowiedzialność zarządu — co warto uporządkować wcześniej?
KSeF to nie tylko sprawa księgowej. To proces, który dotyka uprawnień, obiegu dokumentów i odpowiedzialności zarządu.
Krajowy System e-Faktur zmienia sposób wystawiania i odbioru faktur w Polsce. Dla większych firm to nie tylko zmiana techniczna, ale przede wszystkim organizacyjna — wpływająca na obieg dokumentów, uprawnienia w systemie oraz odpowiedzialność zarządu.
Kto w firmie odpowiada za KSeF
Zarząd spółki odpowiada za prawidłowe wystawianie i odbieranie faktur, terminowe rozliczenia VAT oraz właściwe nadanie uprawnień do KSeF. To zarząd decyduje, kto w organizacji uzyskuje dostęp do faktur, kto je wystawia, kto akceptuje i kto pobiera dane do księgowości.
Co warto uporządkować przed wdrożeniem
- Mapa procesów: kto wystawia, kto akceptuje, kto kontroluje, kto księguje.
- Polityka uprawnień w KSeF — z uwzględnieniem rotacji pracowników.
- Integracja z programem fakturowym i księgowym (np. Saldeo OCR po stronie biura).
- Procedura postępowania w przypadku błędu, korekty, faktury odrzuconej.
- Szkolenie zespołu i dokumentacja procesu.
Najczęstsze ryzyka
W praktyce widzimy firmy, w których uprawnienia zostały nadane wszystkim pracownikom, brakuje akceptacji faktur sprzedaży lub faktury kosztowe trafiają do księgowości w przypadkowy sposób. Każdy z tych obszarów może oznaczać błąd w VAT, brak kosztu lub problemy przy kontroli.
W BIURZE RACHUNKOWYM WIOTAR pomagamy klientom uporządkować ten proces przed wejściem w KSeF, a nie dopiero w trakcie pierwszych korekt.
Potrzebują Państwo wsparcia w tym obszarze?
Wypełnij krótki formularz wstępnej weryfikacji — odpowiemy konkretnie w ciągu 2 dni roboczych.
Wstępna weryfikacja